Tapahtuma-alalla kuulee usein tarinoita pitkistä työpäivistä tapahtumaa edeltävinä viikkoina, valvotuista öistä ja siitä, miten tuskalla ja hiellä saatiin kuin saatiinkin punnerrettua onnistunut tapahtuma maaliin – vaikka viimeisiä piuhoja vedettiin tontille aina aamunkoittoon asti.
Kulissien takana todellisuus on kuitenkin toinen. Keho ja mieli maksavat hintaa, josta puhutaan liian harvoin: unirytmi särkyy, mieli käy kierroksilla vielä silloinkin, kun tapahtuma-alue on jo tyhjä ja siivottu, ja tapahtuman jälkeen seuraa romahdus. Toipuminen jää puolitiehen, sillä seuraava tapahtumaprojekti odottaa jo kulman takana.
Ongelman taustalla on usein hallinnan harha. Tapahtumatuottaja ajattelee helposti, että hänen on pidettävä kaikki langat käsissään. Ikään kuin jokaisen yksityiskohdan, aikataulun, toimittajan ja viestiketjun pitäisi kulkea hänen kauttaan. Tuntuu, että jos ei itse kontrolloi kaikkea ja reagoi kaikkeen, jotain jää huomaamatta.
Uskoin pitkään itsekin, että se kuuluu työnkuvaan. Että tuottajan on oltava perillä kaikesta ja vaikutettava kaikkeen. Se on ymmärrettävää riskialttiissa ympäristössä, jossa yksikin unohdus voi olla kohtalokas. Mutta vaikka siinä on totuuden siemen, se on myös ansa. Kun yrittää hallita jokaista yksityiskohtaa, vuorokaudessa ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tunteja. Kuorma kasvaa, asiat jäävät roikkumaan ja lopulta siinä palaa helposti loppuun. Väsyneenä myös virheiden ja unohdusten määrä lisääntyy.
Kyse ei siis ole pelkästään suuresta työmäärästä, ympäripyöreistä vuorokausista ja venyvistä aikatauluista. Vielä kuluttavampaa on jatkuva tunne siitä, että tapahtuma pysyy kasassa vain, jos tuottaja itse päättää kaikesta. Se syö luovuutta, kuluttaa jaksamista ja tekee koko tuotannosta haavoittuvan korttitalon, joka lepää yhden ihmisen varassa.
Delegointi ei ole luovuttamista, vaan tapa varmistaa, että oikeat ihmiset tekevät oikeita asioita.
Ratkaisu ei löydy sankarillisesta venymisestä, vaan organisoinnista ja suunnittelusta. Tapahtumalle on rakennettava tiimi, jossa jokaisella on selkeä vastuu ja jossa osaamiseen luotetaan. Delegointi ei ole luovuttamista, vaan tapa varmistaa, että oikeat ihmiset tekevät oikeita asioita. Se vapauttaa tuottajan keskittymään olennaiseen: kokonaisuuteen, tavoitteisiin ja niihin yksityiskohtiin, joihin hänen aikansa todella kannattaa käyttää.
Myös ennakointi on avainasemassa. Kun vuotta rytmittää vuosikello, ennakko- ja jälkityöt eivät kasaannu samoihin hetkiin, vaan jakautuvat tasaisemmin. Samalla vuosikelloon tulisi aikatauluttaa myös riittävä palautumisaika tapahtumarutistuksen jälkeen.
Tapahtumakonseptin dokumentointi tekee prosessista läpinäkyvän ja vähentää yksittäisiin henkilöihin kohdistuvaa tietopainetta. Kun tehtävät on pilkottu hallittaviin kokonaisuuksiin ja kirjattu näkyväksi, tiimi voi toimia itsenäisemmin – ja sekä tuottaja että vastuuhenkilöt voivat hengittää vapaammin.
Kun asiat on organisoitu hyvin, virheet vähenevät, ongelmat ratkotaan rauhallisemmin ja tuotanto toimii terävästi myös paineen alla. Ja mikä tärkeintä: avainhenkilöt jaksavat paremmin. Ei siksi, että työ olisi helppoa, vaan siksi, ettei sitä tarvitse kantaa yksin.
Tapahtumien tuottaminen ei koskaan ole kevyttä, mutta sen ei tarvitse olla uuvuttavaa. Onnistuneen tapahtuman hinta ei saa olla tuottajan tai tiimin jaksaminen. Kestävämpi todellisuus syntyy vasta silloin, kun opimme päästämään irti sankaritarinasta, jossa yksi ihminen yrittää olla kaikkialla samaan aikaan – ja uskallamme luottaa siihen, että kokonaisuus kantaa yhdessä.